Zpracování osobních údajů v rámci pracovněprávních vztahů

1. ÚVOD

1.1. Tento dokument vyhotovil zaměstnavatel za účelem splnění povinností informovat zaměstnance jakožto subjekty osobních údajů o okolnostech zpracování jejich osobních údajů v rámci jejich pracovního poměru k zaměstnavateli ve smyslu čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (tzv. obecného nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „Nařízení“).

1.2. Tento dokument se vztahuje na všechny zaměstnance nacházející se v pracovním poměru k zaměstnavateli včetně těch, kteří se zaměstnavatelem uzavřeli některou z dohod mimo pracovní poměr. Všichni zaměstnanci jsou povinni se s tímto dokumentem seznámit a tuto skutečnost potvrdit svým podpisem na kopii dokumentu. Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby se všichni zaměstnanci s obsahem dokumentu seznámili a poskytnout jim k němu dodatečné informace potřebné k plnému porozumění.

2. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ ZÁKONA

2.1. Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje zaměstnance a jeho rodinných příslušníků v následujícím rozsahu:

2.1.1. U zaměstnance:

  • a) jméno, příjmení, rodné příjmení
  • b) datum a místo narození, rodné číslo
  • c) místo trvalého pobytu případně přechodného pobytu, případně doručovací adresa
  • d) dosažené vzdělání (u lékařů včetně atestací), délka praxe, akademický titul, rok a způsob ukončení vzdělání
  • e) údaj o výši vyplacené mzdy a mzdovém zařazení, identifikace bankovního účtu
  • f) zdravotní pojišťovna
  • g) počet dětí
  • h) státní občanství
  • i) zdravotní znevýhodnění a druh pobíraného důchodu
  • j) údaj o zdravotní způsobilosti zaměstnance k výkonu druhu práce sjednaného pracovní smlouvou
  • k) údaj o míře expozice zaměstnance vůči zdravotním rizikům pracoviště

2.1.2. U rodinných příslušníků zaměstnance:

  • a) příjmení a jméno manžela / manželky
  • b) název, adresa zaměstnavatele manžela / manželky
  • c) jméno, příjmení, rodné číslo dítěte

2.2. Zaměstnanec bere na vědomí, že zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 2. je zpracováním osobních údajů nezbytným pro splnění právních povinností, která se na zaměstnavatele jakožto správce osobních údajů vztahují dle zákoníku práce a souvisejících předpisů, dle právních předpisů o sociálním zabezpečení a zdravotním pojištění a právních předpisů o dani z příjmů. K tomuto zpracování není zapotřebí souhlasu zaměstnance. Poskytnutí těchto osobních údajů zaměstnancem je povinné, přičemž bez těchto údajů nemůže zaměstnavatel plnit své právní povinnosti dle zvláštních právních předpisů, a nemůže tudíž se zaměstnancem pracovní poměr sjednat nebo v něm setrvávat.

2.3. Zvláštní způsoby zpracování osobních údajů na základě právního předpisu

2.3.1. Zaměstnanec bere na vědomí, že za účelem plnění povinností v oblasti pracovnělékařské péče zpracovává zaměstnavatel informace o jeho zdravotním stavu v rozsahu posouzení jeho zdravotní způsobilosti k výkonu práce dle pracovní smlouvy. Tyto informace představují osobní údaj zvláštní kategorie, přičemž k jejich zpracování pro uvedený účel není zapotřebí souhlasu zaměstnance.

2.3.2. Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat údaj o jméně, příjmení, titulu a pracovním zařazení zaměstnance zařazeného jako zdravotnický personál (recepční, lékaři) pro účely jejich umístění na identifikační karty, které jsou zaměstnanci povinni nosit viditelně připnuty na svůj oděv, a to za účelem splnění požadavku na dostatečnou identifikovatelnost zdravotnického personálu pro pacienta dle zákona o zdravotních službách.

2.3.3. Zaměstnavatel je dále oprávněn zpracovávat osobní údaje zaměstnanců pro účely evidence zvláštních rizik spojených s jejich pracovištěm a expozice zaměstnanců vůči těmto rizikům. Pro tento účel zaměstnavatel zpracovává údaje o jménu, příjmení a pracovním zařazení zaměstnance a o jeho zdravotním stavu s ohledem na sledování daného rizika. Tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny příslušným kontrolním orgánům v rámci provádění kontrol bezpečnosti práce v daném riziku dle zvláštních právních předpisů.

2.4. Zpracovávané osobní údaje jsou získány přímo od zaměstnance. Osobní údaje dle tohoto čl. 2 jsou zaměstnavatelem zpracovávány po dobu trvání pracovního poměru, a následně po jeho ukončení po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy, stanovícími povinnost jejich zpracování. Osobní údaje, jejichž zpracování po ukončení pracovního poměru nevyžaduje žádný právní předpis, zaměstnavatel vymaže. Údaje, které jsou zpracovávány v listinné podobě, může zaměstnavatel předat zaměstnanci.

2.5. Osobní údaje zaměstnance dle tohoto čl. 2 je zaměstnavatel oprávněn zpracovávat v rozsahu vyplývajícím z uvedeného článku, a to výhradně za účelem plnění povinností vyplývajících z pracovního poměru.

2.6. Osobní údaje dle tohoto čl. 2 je zaměstnavatel oprávněn předávat příslušným organizacím za účelem plnění jeho povinností vyplývajících z pracovního poměru (příslušnému správci daně, poskytovateli zdravotního pojištění zaměstnance, orgánu sociálního zabezpečení, v případě lékařských zaměstnanců pak České lékařské komoře). Poskytnutí těchto údajů uvedeným subjektům je pro zaměstnavatele povinné.

3. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ OPRÁVNĚNÉHO ZÁJMU ZAMĚSTNAVATELE

3.1. Zpracování dalších identifikačních a popisných údajů v rámci pracovněprávní dokumentace

3.1.1. Zaměstnavatel je dále oprávněn zpracovávat následující osobní údaje zaměstnance:

  • a) číslo občanského průkazu;
  • b) telefonní číslo, e-mailová adresa;
  • c) jazykové znalosti a druh případné absolvované jazykové zkoušky;
  • d) informace o předchozím zaměstnavateli / zaměstnavatelích;
  • e) informace, které zaměstnanec uvedl ve svém profesním životopisu, poskytnutém zaměstnavateli.

3.1.2. Údaje dle čl. 3.1. zaměstnavatel zpracovává pro účely jeho oprávněných zájmů jakožto správce osobních údajů, kterými je zájem na dostatečné identifikaci zaměstnanců, na zajištění jejich bezpečnosti a na zjištění odpovídající úrovně kvalifikace zaměstnanců a jejím dalším prohlubování. Pro toto zpracování osobních údajů není zapotřebí souhlasu zaměstnance. Poskytnutí těchto údajů je pro zaměstnance povinné, přičemž bez jejich poskytnutí nemusí být zaměstnavatel schopen splnit základní podmínky k zajištění jeho oprávněných zájmů dle tohoto článku.

3.2. Zpracování portrétních fotografií zaměstnance za účelem jeho identifikace

3.2.1. Zaměstnavatel je oprávněn pořizovat portrétní fotografii zaměstnance pro účely jejího umístění na identifikační kartičky připnuté na pracovní oděv zaměstnance nesoucí jméno a příjmení zaměstnance ve smyslu čl. 2.3.2, a po dobu trvání pracovního poměru tuto fotografii uchovávat v elektronické podobě na datových úložištích zaměstnavatele. Toto zpracování podoby zaměstnance je prováděno za účelem výkonu oprávněných zájmů zaměstnavatele, spočívajících v zájmu na spolehlivé identifikaci personálu, poskytujícího zdravotní služby, ze strany pacientů a veřejnosti, a zamezení infiltrace nepovolaných osob mezi personál nemocnice.

3.3. Pořizování kamerových záznamů prostor kliniky

3.3.1. Zaměstnavatel je oprávněn pořizovat záběry veřejně přístupných prostor kliniky a některých pracovišť za pomoci kamerových systémů, a to za účelem zajištění bezpečnosti areálu nemocnice a ochrany majetku, života a zdraví zaměstnavatele, pacientů i dalších osob nacházejících se uvnitř areálu. Informace o rozmístění kamer a o době a způsobu uchovávání záznamů jsou předmětem samostatného dokumentu týkajícího se kamerových systémů, který je všem zaměstnancům dostupný na recepci kliniky, a dále na místech, která jednotlivé kamery zaznamenávají.

3.3.2. U některých zaměstnanců, vykonávajících druh práce zvláštní povahy, odůvodňující výkon dohledu nad prostorami, v nichž vykonávají práci, formou kamer (zejména pracoviště recepce), je kamerovým systémem sledováno přímo jejich pracoviště nebo prostory k němu bezprostředně přiléhající. Záznam je v těchto případech pořizován za účelem ochrany majetku zaměstnavatele a života a zdraví pacientů.

3.3.3. Kamerové záznamy pořízené dle tohoto článku 3.3. jsou přístupné pouze vybraným zaměstnancům oprávněným z titulu své funkce přistupovat k datovým nosičům používaným k dočasnému ukládání záznamů. Kamerové záznamy a datové exporty z nich pořízené mohou být poskytnuty třetím osobám (orgánům činným v trestním řízení, soudu) pouze v případě potřeby jejich použití za účelem uplatnění příslušných nároků zaměstnavatele, obrany před nároky uplatňovanými ze strany třetích osob, a v případě šetření vedeného uvedenými třetími osobami.

3.4. Zpracovávané osobní údaje dle tohoto článku jsou získány přímo od zaměstnance. Osobní údaje jsou zaměstnavatelem zpracovávány po dobu, nezbytnou k realizaci oprávněného zájmu zaměstnavatele, vyplývajícího z jednotlivých případů zpracování. Osobní údaje, u nichž pominul oprávněný zájem, zaměstnavatel neprodleně vymaže. Údaje, které jsou zpracovávány v listinné podobě, může zaměstnavatel po uplynutí doby zpracování předat zaměstnanci.

3.5. Oprávněné zájmy zaměstnavatele dle tohoto čl. 3 nesmí být zpracovávány v případě, že před nimi mají v případě konkrétního zpracování přednost zájmy nebo základní práva a svobody zaměstnanců. V případě, že má zaměstnanec za to, že jeho zájmy či práva a svobody mají při zpracování jeho osobních údajů přednost před oprávněnými zájmy zaměstnavatele, je oprávněn se na zaměstnavatele obrátit ve smyslu čl. 7.3.

4. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ PLNĚNÍ SMLUVNÍ POVINNOSTI

4.1. Zaměstnavatel zpracovává identifikační osobní údaje zaměstnanců, jimž bylo na základě dohody s těmito zaměstnanci přiděleno k užívání telefonní číslo, v rozsahu nezbytném pro evidenci telefonních čísel a úhrady nákladů za telekomunikační služby. Přístup k takto zpracovávaným osobním údajům mají prostřednictvím příslušných softwarových aplikací pouze zaměstnanci určení k vedení agendy telefonní ústředny.

4.2. Zpracovávané osobní údaje dle tohoto článku jsou získány přímo od zaměstnance. Osobní údaje jsou zaměstnavatelem zpracovávány po dobu, nezbytnou k realizaci práv a povinností ze smluvního vztahu uzavřeného se zaměstnancem, a dále po dobu nezbytnou ke splnění právních povinností zaměstnavatele souvisejících s plněním smlouvy (zejména povinnost archivace účetních dokladů). Osobní údaje, u nichž pominul oprávněný zájem, zaměstnavatel neprodleně vymaže. Údaje, které jsou zpracovávány v listinné podobě, může zaměstnavatel po uplynutí doby zpracování předat zaměstnanci.

5. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU ZAMĚSTNANCE

5.1. Uzavřením pracovní smlouvy a podpisem tohoto dokumentu o zpracování osobních údajů uděluje zaměstnanec zaměstnavateli souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v následujícím rozsahu a k následujícím účelům:

5.1.1. použití jména, příjmení, akademického titulu a fotografie zaměstnance pro marketingové a propagační účely zaměstnavatele, zejména formou tištěných prezentačních materiálů distribuovaných a zpřístupňovaných třetím osobám a dále umístěných na webových stránkách zaměstnavatele.

5.2. O každém zamýšleném použití osobních údajů zaměstnance dle bodů 5.1.1. je zaměstnavatel povinen zaměstnance informovat. Osobní údaje dle čl. 5.1.1. jsou získány od samotného zaměstnance.

5.3. Souhlas dle tohoto článku 5. je udělen na dobu trvání pracovního poměru zaměstnance, zaměstnanec je nicméně oprávněn souhlas kdykoliv odvolat písemným nebo osobním sdělením svému nadřízenému zaměstnanci nebo osobě, pověřené v rámci zaměstnavatele vedením agendy osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů do okamžiku odvolání. Neudělení nebo odvolání souhlasu nemá žádný vliv na práva a povinnosti zaměstnance a zaměstnavatele z pracovního poměru.

5.4. Zaměstnavatel je oprávněn zpřístupnit osobní údaje zaměstnance veřejnosti formou materiálů vytvořených v rámci účelu dle čl. 5.1.1. Dále je zaměstnavatel oprávněn poskytnout takto zpracovávané osobní údaje externímu poskytovateli marketingových a tiskových služeb pro účely výroby materiálů dle čl. 5.1.1.

6. INFORMACE O PODMÍNKÁCH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNAVATELEM

6.1. Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje zaměstnance manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím oprávněných zaměstnanců zaměstnavatele nebo prostřednictvím specializovaného poskytovatele, nacházejícího se v postavení zpracovatele osobních údajů (zejm. poskytovatelé informačních systémů, používaných ke zpracování osobních údajů, majících přístup k příslušným databázím v rámci servisní činnosti). Osobní údaje jsou zpracovávány ve formě elektronických databází na zabezpečených datových úložištích zaměstnavatele a v listinné podobě v rámci osobních spisů jednotlivých zaměstnanců s omezeným přístupem třetích osob.

6.2. Zaměstnavatel zabezpečuje zpracovávané osobní údaje pomocí organizačních, fyzických a softwarových prostředků zabezpečení, zejména prostřednictvím nastavení přístupových práv zaměstnanců k příslušným informačním systémům, fyzickým zabezpečením prostor zaměstnavatele a datových nosičů a prostředky softwarové ochrany před neoprávněným přístupem k datům prostřednictvím sítě internet. Veškeré servery a datová úložiště, používané ke zpracování osobních údajů, jsou ve vlastnictví zaměstnavatele a nacházejí se v jeho prostorách.

7. INFORMACE O PRÁVECH ZAMĚSTNANCE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1. Zaměstnanec má právo požadovat na zaměstnavateli, aby mu poskytl přístup k osobním údajům ve formě výpisu všech zpracovávaných osobních údajů ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování. Zaměstnanec je rovněž oprávněn požadovat informaci o zpracovatelích, zpracovávajících na základě dohody se zaměstnavatelem jeho osobní údaje.

7.2. V případě, že se zaměstnanec domnívá, že zaměstnavatel jeho osobní údaje zpracovává v rozporu s touto smlouvou nebo s právními předpisy, je oprávněn na zaměstnavateli požadovat vysvětlení a sjednání nápravy. Zpracovává-li zaměstnavatel nepřesné osobní údaje zaměstnance, je zaměstnanec oprávněn požadovat jejich opravu.

7.3. Zaměstnanec je oprávněn požadovat na zaměstnavateli výmaz jeho osobních údajů, pokud tyto osobní údaje přestaly být potřebné pro vymezené účely zpracování, zaměstnanec odvolal svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (byl-li udělen) a pro toto zpracování neexistuje žádný jiný důvod, anebo kdy zaměstnanec vznesl námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující důvody pro zpracování.

7.4. Zaměstnanec je oprávněn požadovat na zaměstnavateli omezení zpracování osobních údajů v případě, kdy zaměstnanec popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby zaměstnavatel mohl přesnost zpracovávaných údajů ověřit, nebo je zpracování osobních údajů dle zaměstnance protiprávní a tento odmítá provedení výmazu osobních údajů, nebo zaměstnavatel osobní údaje nepotřebuje pro stanovené účely zpracování, ale zaměstnanec je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

7.5. V případě zpracování osobních údajů, k němuž zaměstnanec udělil zaměstnavateli souhlas, je zaměstnanec oprávněn vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů, zpracovávaných na základě jeho souhlasu, pokud zároveň uvede důvody, týkající se jeho konkrétní situace. Zaměstnavatel je na základě námitky povinen zpracování údajů ukončit, ledaže prokáže, že důvod zpracování spočívající v ochraně jeho zájmů převažuje nad zájmy a svobodami zaměstnance.

7.6. V případě podezření, že zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnance v rozporu s právními předpisy nebo s touto smlouvou nebo nevyhoví-li zaměstnavatel některému z výše uvedených požadavků zaměstnance, je zaměstnanec oprávněn podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

8. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

8.1. V případě, že zaměstnavatel začne se zpracováváním osobních údajů poskytnutých zaměstnancem k jiným účelům, než které vyplývají z tohoto dokumentu, neprodleně o této skutečnosti informuje příslušné zaměstnance, informuje je o jednotlivých aspektech zpracování a v případě, že je ke zpracování k tomuto účelu vyžadován souhlas zaměstnance, o tento souhlas zaměstnance před započetím zpracování požádá. V případě, že zaměstnanec souhlas neudělí, není zaměstnavatel oprávněn s dalším zpracováním osobních údajů začít, není-li dán jiný právní základ zpracování.

8.2. Tento dokument je každému zaměstnanci poskytnut v písemné podobě při jeho podpisu, a je nepřetržitě dostupný všem zaměstnancům na webových stránkách zaměstnavatele.